Sistem gereksinimlerinin analizi ve tanımlanması, sistem analisti ve kullanıcının ortak çalışması ile gerçekleştirilir. Sistem analizi için, veri akış diyagramları veya prototipler kullanılarak sistem modeli oluşturulur.
Veri akış diyagramları ile sisteme ait işlevler, ara birimler, kısıtlar ve kabul kriterleri belirlenir. Veri akış diyagramları ile sistem özellikleri ortaya konmuş olunur. Ayrıca, sistem için örnek bir model (prototip) oluşturup ve bu örnek model üzerinden müşteri ile tartışarak sistemi modelleyebiliriz.
Kullanıcı gereksinimlerinin belirlenmesi ile “sistem gereksinim özellikleri” ortaya konulmuş olmakta ve bir belge haline getirilmektedir.
Sistem gereksinim özellikleri veya sistem modeli, sistem analisti ve müşterinin işbirliği ile tamamlanıp gözden geçirildikten sonra, “sistem geliştirme planı” oluşturulmaktadır. Bu planda, sistemle ilgili olarak bütün yapılacaklar detaylarıyla yazılır.
Sistem analizi süresince oluşturulan model aşağıdaki üç amacı yerine getirmelidir:
- Kullanıcı ihtiyaçlarını karşılamak,
- Sistem tasarımının nasıl oluşturulacağına dair temel oluşturmak,
- Sistemin belirlenen ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığını onaylayan unsurları belirlemek.
Sistem tasarımı, ön tasarım ve ayrıntılı tasarım olmak üzere iki aşama halinde gerçekleştirilmektedir.
Ön tasarımda, sistemin belirlenmiş olan amaç ve hedeflere nasıl ulaştırılabileceğine ilişkin tanımlar geliştirilmektedir. Ön tasarım sırasında;
- sistemin fonksiyonları tanımlanır
- sistem modüllere ayrılır,
- veri yapıları oluşturulur,
- modül ara birimleri kurulur,
- sistem kısıtları belirlenir.
Ön tasarım aşaması bir rapor halinde düzenlenir. Bu rapor incelenerek, ön tasarım ya kabul edilir ya da tekrar düzeltilir.
Ayrıntılı tasarımda ise; ön tasarım aşamasında oluşturulan modüller, alt modüllere ayrılmakta ve bu modüller ayrıntılı olarak tanımlanmaktadır. Veritabanları, ekran görüntüleri ve rapor biçimleri tasarlanmakta, programlar için ayrıntılı planlar düzenlenmektedir. Böylece hazırlanan tasarım raporu incelemeye sunulmaktadır.
Sistemle ilgili ayrıntılı tasarımın da tamamlanmasının ardından, uygulama aşamasına geçilerek, bir programlama dili yardımıyla sistemin kodlanmasına başlanmış olunur.